Jak postępować w przypadku wykrycia nadużyć na L4? Praktyczny przewodnik dla pracodawców

W ubiegłym roku Polacy pobrali łącznie 27 000 000 L4. Conperio, największa polska firma doradcza specjalizująca się w problematyce absencji chorobowych, przeprowadziła ponad 30ysięcy kontroli zwolnień w blisko 200 zakładach pracy, a ich wyniki okazały się niepokojące – aż w ponad jednej trzeciej przypadków wykryto różnego rodzaju nieprawidłowości. Pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim zajmowali się m.in. prowadzeniem własnej działalności zarobkowej, wyjeżdżali na wakacje lub wykonywali prace remontowe. Co ze świadczeniem w sytuacji, gdy pracownik zostanie przyłapany na nadużyciu oraz jakie kroki może podjąć pracodawca?

 

Każdy pracodawca zatrudniający powyżej 20 osób może przeprowadzić kontrolę sposobu wykorzystywania przez pracownika zwolnienia chorobowego. Zgodnie z obowiązującym prawem, pracownik powinien umożliwić pracodawcy przeprowadzenie kontroli i współpracować z nim w tym zakresie.

 

– Obowiązek ten upatrywać należy w nakazie lojalnego zachowania pracownika w stosunku do pracodawcy, a także w szczególności w art. 100 par. 2 ust. 4 Kodeksu pracy – obowiązku dbałości pracownika o dobro zakładu pracy, który rozumieć należy jako obowiązek właściwego postępowania pracownika w konkretnych sytuacjach, a takim postępowaniem jest zdecydowanie umożliwienie pracodawcy dokonania opartej na powszechnie obowiązujących przepisach prawa kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy – mówi mecenas Justyna Szczepańska – Grygiel z kancelarii ABITL Legal w Poznaniu.

 

Jak wygląda kontrola L4?

 

– Każdy z kontrolerów posiada specjalną legitymację i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Każdy krok kontroli jest dokumentowany w powiązanej z systemami monitoringu GPS aplikacji nadzorującej pracę kontrolerów. Sami kontrolerzy posiadają natomiast udokumentowaną wiedzę z zakresu HR i prawa pracy. Kontrole przeprowadzane są pod adresem wskazanym przez Pracownika w druku zwolnienia lekarskiego bądź podanym przez pracodawcę. Na miejscu kontrolerzy przeprowadzają krótki wywiad z zastanym pracownikiem. Informacje pozyskane w trakcie takich spotkań często służą dodatkowo ulepszeniu procesów w firmie. Pracownicy chętniej bowiem dzielą się swoimi rozterkami odnośnie funkcjonowania firmy anonimowo, osobom z zewnątrz, niż bezpośredniemu przełożonemu. Finalnie szczegółowy raport z kontroli trafia do pracodawcy – wyjaśnia Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy, prezes polskiej firmy doradczej Conperio.

 

Co w sytuacji, gdy pracownik jest nieobecny podczas kontroli?

 

ZUS sugeruje, że jeśli kontrola pracownika przebywającego na „L4” była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoby kontrolujące go nie zastały, należy ją w miarę możliwości ponowi.

 

– Warto zwracać także szczególną wagę na adresy podane na drukach zwolnień. Celowe błędne podanie adresu niesie za sobą konsekwencje w postaci braku możliwości wykonania przez pracodawcę kontroli zwolnienia, co może skutkować dalszymi konsekwencjami dla pracownika – dodaje Mikołaj Zając.

 

Zgodnie z Art. 80. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jeśli pracownik jest nieobecny podczas kontroli, zobowiązany jest do wyjaśnienia oraz udokumentowania zasadności opuszczenia miejsca zamieszkania:

 

W celu ustalenia prawa do świadczeń oraz ich wysokości ubezpieczeni zobowiązani są do:

1. przedstawiania stanów faktycznych mających wpływ na prawo lub wysokość świadczeń;
2. informowania o wszelkich zmianach mających wpływ na świadczenie;
3. przedkładania na żądanie środków dowodowych;
4. osobistego stawiennictwa, jeżeli okoliczności sprawy tego wymagają;
5. poddania się badaniom lekarskim, a także leczeniu lub rehabilitacji, jeżeli oczekuje się, że leczenie lub rehabilitacja przywróci zdolność do pracy lub spowoduje, że zdolność do pracy zostanie zachowana.

 

W przypadku gdy ubezpieczony utrudnia możliwość wyjaśnienia wszystkich okoliczności sprawy, Zakład może, w drodze decyzji, wstrzymać wypłatę świadczenia lub zawiesić postępowanie do chwili podjęcia współpracy (Art. 82. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

 

Przeprowadzona kontrola wykazała nadużycia – co w takiej sytuacji?

 

1.Sporządzenie protokołu

 

– W wyniku kontroli można stwierdzić, że pracownik wykorzystuje prawidłowo zwolnienie albo korzysta z niego w sposób niezgodny z celem zwolnienia. Jeżeli ma miejsce ten drugi przypadek, wówczas osoba kontrolująca sporządza protokół. Należy w nim podać, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego. Podpisany przez kontrolującego protokół należy przedłożyć pracownikowi, który może wnieść do niego uwagi lub zastrzeżenia – wyjaśnia mecenas Justyna Szczepańska – Grygiel.

 

2.Wypłata zasiłku dla pracownika zostaje wstrzymana

 

Po wykryciu nadużycia i przekazaniu szczegółowego raportu przez kontrolerów, pracodawca przesyła pismo do pracownika oraz ZUS-u informujące, że wypłata zasiłku chorobowego zostaje wstrzymana do czasu zajęcia stanowiska przez ZUS.

 

– W sytuacjach, kiedy pojawią się wątpliwości, co do tego, czy zwolnienie lekarskie od pracy było wykorzystywane niezgodnie z jego celem, a w konsekwencji – czy ubezpieczonemu powinny przysługiwać określone świadczenia z ubezpieczenia chorobowego rozstrzyga ZUS na wniosek płatnika składek lub ubezpieczonego, kierując się – w zależności od okoliczności – opinią lekarza leczącego. Rozstrzygnięcie to następuje w drodze decyzji, od której przysługuje odwołanie do właściwego sądu – mówi Justyna Szczepańska – Grygiel.

 

3.Co ze świadczeniem w przypadku wykrycia nadużycia?

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, pracownik, który dopuścił się nadużycia podczas korzystania ze zwolnienia chorobowego traci prawo do zasiłku chorobowego lub wynagrodzenia chorobowego za cały okres tego zwolnienia. Jest on wtedy zobowiązany do zwrotu pełnej kwoty zasiłku świadczenia za cały okres tego zwolnienia lub otrzymuje informację o odmowie wypłaty świadczenia przed jego wypłatą:

 

Ubezpieczony wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystujący zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia (Art. 17 ust. 1 Ustawy zasiłkowej).

 

Wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego (Art. 92 §3 pkt 2 Kodeksu pracy).