Pracodawca podejrzewa „lewe” L4. Ekspert radzi, co szef może zrobić zgodnie z prawem
W pierwszej połowie 2026 roku kontrole ZUS doprowadziły do wstrzymania wypłaty świadczeń chorobowych na łączną kwotę 18,55 mln zł. To jednak ułamek milionów zwolnień lekarskich wystawianych każdego roku. Pracodawcy nie muszą czekać na kontrolę ZUS – w określonych przypadkach mogą sami zweryfikować sposób wykorzystywania L4 lub zlecić taką kontrolę wyspecjalizowanemu podmiotowi. Co zrobić, gdy pojawia się podejrzenie, że pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z jego celem?
Nie każde podejrzane L4 oznacza nadużycie
Pracownik kolejny raz bierze jednodniowe L4 w piątek. Ktoś z zespołu informuje pracodawcę, że widział osobę przebywającą na zwolnieniu podczas wykonywania innej pracy. Innym razem kontrolujący nie zastaje pracownika pod wskazanym adresem. Żadna z tych sytuacji sama w sobie nie przesądza jeszcze o nadużyciu. Nie oznacza to jednak, że pracodawca powinien ignorować niepokojące sygnały.
Z danych Conperio, polskiej firmy doradczej specjalizującej się w problematyce absencji chorobowych wynika, że 36 proc. kontroli przeprowadzonych w 2026 roku w firmach z sektora MŚP wykazało nieprawidłowości. Z kolei w pierwszym półroczu tego roku zwolnienia jednodniowe stanowiły 11 proc. wszystkich wystawionych zwolnień. 46 proc. z nich przypadało na poniedziałki i piątki – odpowiednio 21 proc. i 25 proc.
– W kontroli L4 najważniejsza jest powtarzalność i kontekst, a nie pojedyncze zdarzenie. Jeżeli określony schemat regularnie się powtarza albo do pracodawcy docierają konkretne informacje wskazujące na możliwe nieprawidłowości, ma on narzędzia, żeby to zweryfikować. Kontrola nie służy wydawaniu wyroku z góry, ale obiektywnemu ustaleniu, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z jego celem – mówi Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy i prezes Conperio.
Co pracodawca może sprawdzić podczas kontroli L4?
Od 13 kwietnia 2026 roku obowiązują doprecyzowane zasady kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień. Można sprawdzić m.in., czy osoba przebywająca na L4 nie wykonuje pracy zarobkowej albo nie podejmuje aktywności niezgodnej z celem zwolnienia. Co istotne, możliwość działania mają także najmniejsi pracodawcy. Firma zgłaszająca do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób może sama kontrolować pracownika w okresie, za który wypłaca wynagrodzenie chorobowe ze swoich środków.
Zmiana przepisów przełożyła się na wyraźny wzrost zainteresowania kontrolami. Z danych Conperio wynika, że po 13 kwietnia zainteresowanie nimi wśród małych i średnich firm wzrosło o 42 proc. w porównaniu z I kwartałem 2026 roku. Coraz częściej pracodawcy decydują się również na pojedyncze kontrole konkretnego L4, które można zlecić na terenie całego kraju, nawet w ciągu kilku godzin od zgłoszenia. Sama nieobecność pracownika pod wskazanym adresem nie przesądza jednak o nadużyciu. Podobnie wyjście do apteki, na zakupy czy wykonywanie zwykłych czynności życia codziennego nie musi być sprzeczne z celem zwolnienia.
– Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy pracodawca próbuje oceniać L4 intuicyjnie: „widziałem pracownika na mieście, więc na pewno oszukuje”. To zbyt daleko idący wniosek. Kontrola powinna odpowiedzieć na konkretne pytanie: czy zachowanie pracownika jest zgodne z celem zwolnienia. Dlatego powinna być prowadzona profesjonalnie, z poszanowaniem prywatności pracownika i właściwym udokumentowaniem sytuacji zastanej – podkreśla ekspert rynku pracy.
Kontrolę można powierzyć wyspecjalizowanemu podmiotowi. Jest wówczas prowadzona przez upoważnione osoby zgodnie z określonymi procedurami i standardami HR, a dokumentacja z ustaleniami trafia do pracodawcy.
– Kontrola nie powinna być traktowana jako polowanie na pracownika. To element uczciwych zasad obowiązujących wszystkich. Jeżeli pojawiają się konkretne sygnały wskazujące na możliwe nadużycie L4, pracodawca nie powinien pozostawać bierny, ale zweryfikować sytuację w sposób obiektywny i zgodny z przepisami. Koszt nieuzasadnionej absencji chorobowej ponosi bowiem nie tylko firma, ale często również pozostali pracownicy – zaznacza Mikołaj Zając.
Co grozi za niewłaściwe wykorzystywanie L4?
Jeżeli kontrola wykaże, że pracownik wykonuje pracę zarobkową albo podejmuje aktywność niezgodną z celem zwolnienia, może utracić prawo do zasiłku chorobowego za cały okres objęty danym zwolnieniem. W najpoważniejszych przypadkach możliwe są również konsekwencje na gruncie prawa pracy, włącznie z rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia. Nie jest to jednak automatyczna konsekwencja każdego naruszenia, a znaczenie mają okoliczności konkretnego przypadku.
Kontrola to jedno. Firmy coraz częściej stawiają na dane
Kontrola konkretnego L4 jest tylko jednym z elementów zarządzania absencją chorobową. Analityka pozwala wcześniej dostrzegać powtarzające się wzorce nieobecności i wskazywać przypadki wymagające weryfikacji.
Tak działa m.in. aplikacja Pulpit Absencji – pierwsze w Polsce narzędzie tego typu, wspierające pracodawców w analizie absencji i wskazywaniu przypadków do kontroli. Dzięki temu menedżer może reagować na konkretne sygnały, zamiast opierać decyzje wyłącznie na intuicji.