Wyłapać „czarne owce” – kontrole pracowników na home office

Pandemia koronawirusa spowodowała, iż wiele firm zmieniło model swojej działalności i funkcjonuje dzięki pracy pracowników na home office. Ustawa z 2 marca 2020 r. o przeciwdziałaniu i zwalczaniu COVID-19 mówi, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy poza biurem, a pracownik ma obowiązek polecenie to wykonać. Rozporządzenie nie reguluje jednak w sposób jednoznaczny kontroli pracownika w trakcie trwania home office. Wykrywanie nieprawidłowości to nie lada wyzwanie dla pracodawców, a nieuczciwi podwładni chętnie wykorzystują fakt utrudnionej kontroli.

Praca zdalna bywa zwodnicza

Sytuacja pandemii zmusiła szefów oraz ich pracowników do zorganizowania pracy na nowo. Szacuje się, że w związku z pandemią koronawirusa blisko ¾ osób pracujących umysłowo w Polsce mogło przejść na pracę zdalną. Część pracowników bardzo dobrze odnalazła się w nowej rzeczywistości, inni nieco słabiej. Pracodawcy skarżą się na spadek efektywności pracy niektórych podwładnych. Brak prądu, problemy z połączeniem internetowym, zalany komputer – to tylko kilka najpopularniejszych argumentów pracowników chcących przedłużyć sobie weekend lub pójść na zakupy lub kawę w godzinach pracy. Wszystko to kosztem pracodawcy. Ze względu na wykonywanie pracy w domu a nie w biurze, kontrola pracowników ogranicza się zazwyczaj do bieżącej korespondencji mailowej pracodawcy z pracownikiem lub monitoringu komputera. Co jednak w sytuacji, gdy działania te nie są wystarczające?

Kontrola pracowników w miejscu zamieszkania

Gdy pracodawca podejrzewa, że dochodzi do nieprawidłowości, a opracowany regulamin home office, z którym zapoznali się i który zaakceptowali pracownicy nie jest przestrzegany, ma prawo skontrolować podwładnych w ich miejscu zamieszkania.

– Zespół wykwalifikowanych specjalistów, przy zachowaniu najwyższej jakości standardów etycznych, przeprowadza kontrolę w miejscu zamieszkania pracowników, gdzie weryfikuje szczególnie to, czy w trakcie pracy zdalnej pracownicy nie podejmują się dodatkowej działalności lub nie wykorzystują tego czasu w inny, niezgodny z jego przeznaczeniem sposób. Każdy z naszych pracowników posiada specjalną legitymację i zgodę na przeprowadzenie kontroli – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio, firmy doradczej zajmującej się problematyką absencji chorobowej.

– Gdy pracownik nie otwiera drzwi (powody są różne – może być nieobecny, może nie chcieć otworzyć, może spać) – działamy wg. ustalonych wewnętrznie procedur, zgodnych z obowiązującymi przepisami i wytycznymi PIP oraz innych instytucji. Każdy krok kontroli jest dokumentowany w naszej autorskiej, powiązanej z systemami monitoringu GPS aplikacji nadzorującej pracę kontrolerów. Aplikacja rejestruje datę i miejsce przeprowadzenia kontroli a nasz pracownik szczegółowo ją opisuje. Finalnie szczegółowy raport z kontroli trafia do pracodawcy – dodaje Zając.

Wyłapać nieuczciwych, pomóc pozostałym

Do najczęstszych przypadków naruszeń należą nie tylko nie wykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych, ale także świadczenie pracy na rzecz innego podmiotu mimo zakazu konkurencji lub wyrządzanie szkody pracodawcy w inny sposób. W niektórych sytuacjach postępowanie pracownika może zakończyć się nie tylko rozwiązaniem z nim stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym, ale także poniesieniem innych konsekwencji prawnych, w tym także odpowiedzialności odszkodowawczej.

Kontrola pracowników przebywających na home office ma jednak za zadanie nie tylko wyłapać zwodniczych pracowników, ale także pomóc w usprawnieniu pracy tym uczciwym.

– Nasi kontrolerzy to osoby legitymizujące się wyższym wykształceniem, posiadające doświadczenie w placówkach edukacyjnych, instytucjach państwowych, działach kadr czy policji. Dbamy o to, aby każdy z naszych kontrolerów posiadał udokumentowaną wiedzę z zakresu HR i prawa pracy, na miejscu przeprowadzają oni krótki anonimowy wywiad z zastanym pracownikiem. Odpowiedzi są świetnym sprzężeniem zwrotnym dla pracodawcy, który dowiaduje się, co w organizacji pracy zdalnej w jego firmie funkcjonuje dobrze, a które elementy wymagają jeszcze poprawy – wyjaśnia Mikołaj Zając.

Jak pokazują dane GUS rosnącą popularność pracy zdalnej dało się zauważyć jeszcze przed wprowadzeniem lockdownu. W marcu zeszłego roku 4,8% etatowców pracowało na home office. W I kwartale br. było to już 6,8%, przy czym dwa ostatnie tygodnie marca dały 14,2% pracowników zdalnych. Znaczenie pracy zdalnej rośnie w niezwykle szybkim tempie. Blisko 90% respondentów badania ARC Rynek i Opinia jest zdania, że praca zdalna stanie się bardziej popularna niż dotychczas. Gdy pandemia minie, spora część pracowników i tak do firmy nie wróci – będą pracować z domu.

Strach przed powrotem do zakładu pracy? Pomoże audyt przeciwepidemiczny

Wciąż jednak zdecydowana większość Polaków, szczególnie pracowników fizycznych, pracuje w zakładach pracy. Szefowie musieli nauczyć się organizować pracę w dobie koronawirusa – mają obowiązek zapewnienia dodatkowych środków ochrony osobistej oraz zorganizowania pracy w sposób pozwalający na zachowanie dystansu społecznego. Jednak nie wszyscy pracownicy czują się komfortowo po powrocie do pracy w firmach, a od początku trwania pandemii dochodzi do głośnych przypadków zakażeń koronawirusem w dużych zakładach pracy na terenie całego kraju. Jak zatem zadbać o bezpieczeństwo? Z pomocą pracodawcom przychodzi audyt przeciwepidemiczny, którego celem jest zbadanie stopnia bezpieczeństwa na terenie przedsiębiorstwa oraz wskazanie punktów krytycznych w celu poprawy ochrony pracowników.

– Pandemia koronawirusa spowodowała konieczność wprowadzenia szeregu zmian w zakresie BHP w zakładach pracy. Audyt przeciwepidemiczny, w trakcie którego analizowane i oceniane są procedury oraz ich przestrzeganie przez pracowników, pozwala określić i wdrożyć elementy wymagające poprawy w celu zapewnienia najwyższego stopnia bezpieczeństwa. Audyt rozpoczyna się w momencie wejścia audytora na teren zakładu pracy i opiera się na kontroli czterech obszarów – produkcji, biura i administracji, obszaru magazynu oraz tzw. obszarów wspólnych. Poprawa stopnia bezpieczeństwa przyczynia się do zminimalizowania ryzyka wystąpienia przypadków COVID-19 wśród załogi, tym samym minimalizuje ryzyko zbiorowej kwarantanny lub zamknięcia firmy – podsumowuje Mikołaj Zając.

Audytorzy przeprowadzają na podstawie obserwacji także analizę i ocenę procedur dotyczących wejścia na teren firmy osób z zewnątrz. W ramach badania prowadzona jest również analiza i ocena procedur dotyczących przypadku podejrzenia COVID-19 u pracownika zakładu.