10 zasad profesjonalnej kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich

Najprostszym sposobem potwierdzenia zasadności zwolnienia chorobowego jest przeprowadzenie jego kontroli. Conperio przeprowadza około 30 000 takich weryfikacji rocznie, co stanowi 10% wolumenu realizowanego przez ZUS.

Na prowadzenie weryfikacji zwolnienia chorobowego pozwalają przepisy tj. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Dz.U. 1999 nr 65 poz. 743

Czy wiesz że… kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy: w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej, lub czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

 

Jeśli zdecydujemy się na prowadzenie kontroli zwolnienia chorobowego, powinniśmy pamiętać o kilku zasadach:

1. osoba przeprowadzająca weryfikację musi legitymować się podpisanym upoważnieniem oraz wymienionym w upoważnieniu dokumentem – np. dowodem osobistym lub legitymacją pracowniczą. Najlepiej okazać oba dokumenty osobie kontrolowanej bezzwłocznie;
2. kontrola powinna mieć charakter niezapowiedziany. Innymi słowy – nie uprzedzamy osoby kontrolowanej o naszych zamiarach. Pod tę regułę warto również podciągnąć informowanie wyłącznie osób wyznaczonych do przeprowadzenia kontroli. Jeśli przepływ informacji przez organizację jest zbyt swobodny, kontrolowany zostanie szybko poinformowany o podjętych czynnościach;
3. należy dokonać weryfikacji adresu. 1 stycznia 2019 r. zmianie uległ art. 59 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. – adres druku zwolnienia jest traktowany jako faktyczny adres pobytu. Jeśli zastane osoby w sposób jednoznaczny potwierdzą rozbieżność ze stanem faktycznym, stanowi to podstawę do wstrzymania wypłaty świadczenia za okres objęty zwolnieniem chorobowym. Warto upewnić się, że Pracownik nie poinformował Pracodawcy o rozbieżności między adresem z druku, a faktycznym adresem pobytu – ma na to trzy dni;
4. wskazane jest zapoznanie się z miejscem kontroli. Należy się upewnić, że jesteśmy w stanie dotrzeć do wskazanego adresu i potrafimy go znaleźć na mapie. W przeciwnym wypadku skazujemy się na poszukiwanie informacji na miejscu kontroli, co nie zawsze będzie możliwe. 
5. jeśli w trakcie kontroli stwierdzimy naruszenie, warto mieć częściowo wypełniony druk protokołu o dane wynikające ze zwolnienia chorobowego. Zaoszczędzimy w ten sposób czas na szukanie danych i skrócimy czas kontroli. Conperio używa w tym celu aplikacji i mobilnych drukarek;
6. w przypadku konieczności spisania protokołu z naruszenia postanowień zwolnienia lekarskiego, należy niezwykle drobiazgowo opisać przebieg nieprawidłowości, z uwzględnieniem upływu czasu, koloru odzieży, marki ewentualnych narzędzi, charakteru zdarzenia, jego przebiegu i sekwencji zdarzeń. To uczyni nasz protokół bardziej wiarygodnym w przypadku konieczności zeznawania przed sądem pracy;
7. zwolnienie lekarskie zawiera wskazania lekarskie: 

1 – chory powinien leżeć,

2 – chory może chodzić,

O – opieka, 

Oraz kody:

kod A – oznacza niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni, spowodowaną tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą;

kod B – oznacza niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży;

kod C – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu;

kod D – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą;

kod E – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną chorobą zakaźną.

Warto zapoznać się dokładnie z treścią zwolnienia chorobowego, żeby ustalić, jaki ewentualny przebieg będzie miała kontrola oraz jakie sytuacje są dopuszczalne w ramach zwolnienia o tych oznaczeniach.

1. osoba prowadząca kontrolę powinna pozostawać obiektywna w stosunku do kontrolowanego. Jest o to niezwykle trudno w środowisku pracy ze względu na codzienne interakcje. Spotykaną sytuacją jest brak obiektywizmu zarówno pozytywnie – sympatia, sentyment i np. informowanie pracownika o zamiarze kontroli, jaki i negatywny brak obiektywizmu – próba doszukania się naruszenia na siłę, domniemanie próby oszustwa;
2. prawidłowo przeprowadzona kontrola wraz z dojazdem, opracowaniem dokumentacji, przygotowaniem trasy, napisaniem raportu i przeprowadzenie samej weryfikacji to wydatek rzędu 3 godzin roboczych. Warto przy tym przeprowadzić kontrolę w godzinach aktywności dziennej;
3. dobrze jest mieć przygotowany scenariusz zdarzeń, np. założenia „co w sytuacji gdy”:

– nie zastanę kontrolowanej osoby,

– nie będę mógł się dostać na teren posesji,

– nie będzie skrzynki na listy lub będzie uszkodzona, 

– na posesji będzie pies lub na przykład stadko agresywnych gęsi (faktyczna sytuacja), 

– kontrolowany będzie spodziewał się kogo innego i będzie niekompletnie ubrany, lub

– będzie zbyt pijany żeby się podpisać. 

Innymi słowy – warto przygotować się na szereg zaskakujących sytuacji, które mogą nas spotkać. Można też zlecić kontrolę Conperio i zaoszczędzić masę czasu i nerwów.