Absencja chorobowa w Polsce wynosi średnio 266 milionów dni w roku – czy można uniknąć części strat, które powoduje?
Absencja chorobowa to naturalne zjawisko i zdarza się wszystkim – każdy pracownik wcześniej czy później pójdzie na L4. Powodów może być wiele: choroba własna, dziecka lub członka rodziny, przewlekłe problemy ze zdrowiem oraz inne sytuacje, które są regulowane przez prawo. Co jednak należy zrobić, kiedy absencja chorobowa w firmie niepokojąco wzrasta? Jak rozpoznać usprawiedliwioną i uzasadnioną nieobecność w pracy? W którym momencie należy stanowczo stwierdzić, że pracownik wykorzystuje absencję do nieuczciwych celów? Działająca na polskim rynku firma Conperio specjalizuje się w rozwiązywaniu tego typu problemów.
Według danych ZUS-u w 2015 r. Polacy spędzili na zwolnieniach z tytułu choroby własnej 266 milionów dni. Rok temu było to nieco ponad 252 miliony. Kwota obniżonych i cofniętych świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w 2015 roku wyniosła 195 mln zł. Świadczy to o nadużywaniu zwolnień związanych z absencją chorobową. Problem jest na tyle niepokojący, że ZUS postanowił wprowadzić e-zwolnienia, których celem ma być zniwelowanie albo przynajmniej ograniczenie do minimum nielegalnego wykorzystywania świadczeń chorobowych. Nieuzasadnione zwolnienia według ZUS-u stanowią nawet 12% spośród wszystkich przedłożonych przez pracowników. Czy pracodawca może dokonać audytu nieusprawiedliwionej absencji pracowniczej? Jak nie zrazić przy tym do siebie uczciwych pracowników? Jak uniknąć strat finansowych wynikających z bezzasadnej absencji pracowniczej?
Gdy w firmie niepokojąco rośnie liczba osób przebywających na zwolnieniach lekarskich, można skorzystać z pomocy ekspertów, którzy zajmują się audytem zwolnień L4. Badanie absencji to proces wymagający szerokiej wiedzy z zakresu zarządzania, prawa i psychologii. To złożona procedura składająca się z oceny sytuacji w obrębie firmy oraz badań terenowych. Działania te mają na celu pogłębioną analizę przyczyn absencji w oparciu o opinie pracowników i zgłoszone przez nich sugestie.Tym zajmujemy się w naszej firmie. Dostarczamy pracodawcom obiektywnej informacji o absencjach pracowniczych w celu ich efektywnego obniżenia. Wychodzimy naprzeciw potrzebom pracodawcy i jego kadry – dlatego prowadzimy nasze działania na gruncie przestrzeni firmowej, a także zwracamy się bezpośrednio do pracowników i szukamy rozwiązań u źródła, dając im możliwość aktywnego udziału w zmienianiu procesów w firmie. – mówi Mikołaj Zając z Conperio, które od 2009 roku zajmuje się pomaganiem przedsiębiorcom borykającym się z problemem wzrastającej absencji pracowniczej.
Profilaktyka zamiast leczenia
Często bywa tak, że absencja chorobowa wiąże się z warunkami pracy, jej specyfiką, zarządzaniem nią oraz czynnikami psychologicznymi. Dlatego w przypadku, kiedy zespół HR zauważy niepokojąco wzrastającą nieobecność pracowników w firmie, w pierwszej kolejności powinien skontrolować dział, którego to dotyka. Kwestia ta jest szczególnie istotna w przypadku dużych zakładów produkcyjnych, gdzie np. łatwo o przeciąg na hali, który potrafi wywołać przeziębienie nawet u całego personelu. Problemy w zakładzie pracy mogą też być spowodowane przez nieodpowiednio dobrane wyposażenie lub sprzęt, którym posługują się pracownicy.
Stres zwiększa absencję
Bardzo często absencja występuje wśród personelu, u którego pojawiają się problemy komunikacyjne wynikające z niewłaściwego budowania zespołu i nieodpowiedniego interpretowania potrzeb podwładnych. Pracownicy muszą przywyknąć do wynikającej z wykonywanych zadań presji, która na nich ciąży – jednak zdarza się, że nie radzą sobie z nią i wykorzystują zaufanie pracodawcy, biorąc bezzasadnie zwolnienie. Takiemu zachowaniu można zapobiec poprzez promocję zdrowego stylu życia w firmie, elastyczne godziny pracy umożliwiające pracownikom regularne badania lub poprzez troskę o fizyczną i psychiczną higienę pracy.
Efektywne rozwiązanie problemu
Zdarza się, że absencja w firmie rośnie mimo, że pracownikom zapewniono odpowiednie warunki pracy, a profil osobowościowy nie wskazuje na możliwość wzrostu ich nieobecności w miejscu zatrudnienia. Takie zjawisko może niestety oznaczać, że pracownicy nadużywają zwolnień lekarskich do celów prywatnych. W wielu przypadkach absencją chorobową da się zarządzać w sposób polubowny oraz korzystny dla obydwu stron. W takich sytuacjach dobrze jest, gdy pomiędzy firmą a pracownikiem stanie zewnętrzny mediator, który dokona audytu podejrzanego zwolnienia, a później wypracuje porozumienie pomiędzy pracownikiem nadużywającym zaufania pracodawcy a firmą. W takich momentach szczególnie istotne staje się zrozumienie każdej ze stron oraz edukacja pracownika w zakresie jego praw, ale też obowiązków względem pracodawcy. Efekty naszych starań są skorelowane z obopólnym zaangażowaniem. Conperio jest w stanie dostarczyć odpowiednią informację i przeprowadzić działania. W gestii pracodawcy leży natomiast podejmowanie odpowiednich decyzji. Jeden z naszych wieloletnich Klientów, legitymuje się wskaźnikiem 1.5% absencji, wg. faktycznej ilości dni roboczych z druków L4. Takie dane dają wyraz temu jak użyteczne, są podejmowane przez nas działania. Jeszcze kilka lat temu zarządzanie absencją chorobową było procesem czasochłonnym i kosztownym, Obecnie analiza i weryfikacja absencji chorobowej jest nieodzownym narzędziem pracy dla menedżerów HR. To powszechne rozwiązanie, które usprawnia funkcjonowanie coraz większej liczby zakładów pracy – mówi Mikołaj Zając z firmy Conperio.