Jak słuchając pracowników obniżyć poziom absencji chorobowej w firmie?

Problem absencji chorobowej w wielu przedsiębiorstwach jest traktowany, jako wyłączna odpowiedzialność działów HR, a ignorowany jest wpływ na to zjawisko liderów zespołów. Część pracowników oszukuje pracodawców, biorąc L4 znacznie częściej, niż jest im to faktycznie potrzebne. Ograniczanie tego procederu to jednak bardziej złożona kwestia, niż wielu osobom się wydaje. – Czasami wystarczy zacząć słuchać pracowników. I to jest zadanie dla kadry zarządzającej. Dobry lider zespołu może znacznie ograniczyć poziom absencji chorobowej, ale żeby mógł zarządzać ludźmi, musi posiadać wiedzę z tego zakresu. Jej poziom bywa dramatycznie niski i często liderom brakuje narzędzi, a czasami wręcz krępuje ich fakt zarządzania swoim zespołem – podkreśla Mikołaj Zając, prezes Conperio, najbardziej doświadczonej polskiej firmy konsultingowej zajmującej się tą tematyką.

 

Polska od dawna zmaga się z wysokim poziomem liczby wystawianych druków ZLA, znacznie przekraczającym średnią europejską. Generuje to wymierne straty dla firm, a także konflikty i poczucie niesprawiedliwości wśród członków załogi – zwłaszcza, gdy L4 staje się sposobem na przedłużenie urlopu, podjęcie dodatkowego zajęcia czy załatwienie prywatnych spraw w godzinach pracy. Pierwszym krokiem do obniżenia poziomu absencji chorobowej w firmie jest prawidłowe określenie celu pomiaru. W jednych przedsiębiorstwach zbadanie liczby zwolnień będzie miało służyć do oszacowania kosztów nieobecności pracowników, w innych celem będzie określenie rzeczywistego poziomu absencji, zdefiniowanie jej przyczyn, czy też struktury absencyjnej. – Pomiar przeprowadzany przez firmy bardzo się różni. Wskaźniki wyliczane są najczęściej w oparciu o ewidencję czasu pracy, roboczogodzin lub dni roboczych, co w efekcie nie pozwala na pełną analizę absencji i porównanie jej parametrów do innych przedsiębiorstw. Rodzi to też trudności w definiowaniu problemów absencyjnych, szczególnie, kiedy praca odbywa się w systemie czterobrygadowym bądź w wybranych dniach tygodnia – przekonuje Mikołaj Zając.

 

Rola lidera nie do przecenienia

Jak wynika z charakterystyki opracowanej przez Conperio, absencję chorobową można podzielić na trzy kategorie, zróżnicowane pod względem motywacji pracowników korzystających z L4. Pierwsza z nich, absencja naturalna, jest spowodowana faktyczną chorobą. Druga, absencja szara, jest często powodowana niewłaściwym zarządzaniem procesami w organizacjach (łatwy dostęp do zwolnień, brak motywacji do pracy etc.). Według szacunków Conperio, od 30 do 70 procent zwolnień ze wskazaniem „chory może chodzić” lub przyznawanych w ramach konieczności opieki nad członkiem rodziny, automatycznie zaliczanych do absencji szarej, jest wykorzystywanych niezgodnie z przeznaczeniem. Trzecim typem absencji jest absencja zawodowa, zwana też patologiczną – jest generowana przez osoby niezainteresowane podejmowaniem czynności zawodowych, które chcą jak najdłużej przebywać na zwolnieniach chorobowych.

 

– Odpowiedzialni i dobrze wyszkoleni liderzy mają ogromny wpływ przede wszystkim na niwelowanie absencji szarej, która może wynosić nawet 50% całości zjawiska w firmie. Kluczową kwestią jest to, żeby pracować nad dobrą komunikacją z pracownikami. Tutaj niezwykle przydatne okazują się rozmowy postabsencyjne, w trakcie których pracodawca może poznać problemy, których rozwiązanie pomoże podnieść wydajność zatrudnionych. Prawda jest taka, że w przedsiębiorstwie, w którym jest dobra atmosfera i mądrze skonstruowane grafiki urlopowe dużo łatwiej stworzyć skuteczną politykę absencyjną. Tam, gdzie lider zespołu potrafi zarządzać ludźmi, a oni mają poczucie, że są uczciwie traktowani, poziom szarej absencji jest niższy nawet o kilkadziesiąt procent – podkreśla Edyta Grajek-Mosiołek, koordynatorka procesów zarządzania absencją chorobową Conperio. Lider ma najtrudniejszą rolę w przedsiębiorstwie, bo znajduje się pomiędzy celami biznesowymi a realiami produkcji. W naturalny sposób kształtują się więzi między nimi a pracownikami – sympatie, antypatie. Tacy przełożeni często nie chcą robić przykrości koledze i przymykają oko na działanie niezgodne z celami biznesowymi. Zdarza się też sytuacja odwrotna, kiedy lider ma negatywne podejście do zarządzanych, które nie jest niczym poparte – dodaje Mikołaj Zając.

 

A może zamknąć okno?

Nie tylko absencja szara może być ograniczana dzięki mądrym liderom i słuchaniu potrzeb pracownika. Również tę naturalną da się ograniczyć. Wedle statystyk ZUS, jedną z najczęstszych przyczyn wystawiania długoterminowych zwolnień lekarskich są schorzenia kręgosłupa. Odpowiednio skonstruowane miejsce pracy pozwala ograniczyć skalę takiego problemu. Pracownicy, którzy całymi dniami stoją w niewygodnej pozycji przy taśmie produkcyjnej są zdecydowanie bardziej narażeni na takie urazy. Nierzadko wystarczy nieco zmienić pozycję pracownika, albo postawić mu krzesło, żeby obniżyć poziom absencji chorobowej. To właśnie jest rolą dobrego lidera, który powinien słuchać załogi, a także samodzielnie wyłapywać drobne niedogodności, które mogą w konsekwencji mieć niebagatelny wpływ na kondycję finansową przedsiębiorstwa. Takie szczegóły, które prowadzą do zwiększonego poziomu absencji chorobowych, może wyłapać tylko lider zespołu, przebywający cały czas na miejscu. Dział HR nie ma szans zobaczyć tego co on. Należy też pamiętać o odpowiednim przeszkoleniu pracowników przed dopuszczeniem ich do pracy z użyciem niebezpiecznych maszyn czy przy taśmie produkcyjnej. – Zdarza się, że przyczyny wysokiego poziomu absencji naturalnej są jeszcze bardziej prozaiczne, jak na przykład przeciągi w hali produkcyjnej czy pootwierane okna. Pracodawcy nie mając jednak pojęcia skąd bierze się podwyższony poziom absencji, kluczą po omacku. Próbują łapać oszustów, mając wysoki poziom absencji naturalnej. Albo wprowadzają premie za obecność w pracy, kiedy ich problemem jest źle skonstruowany grafik urlopowy. Do tego dochodzi jeszcze polityka „gorącego kartofla”, podrzucanego innym działom. Źli liderzy, zamiast zastanowić się czy sami zrobili wszystko, co mogli, żeby zapanować nad absencją chorobową, przerzucają odpowiedzialność na innych. A to żaden wstyd czegoś nie wiedzieć, trzeba tylko zadawać pytania i umieć słuchać odpowiedzi – przekonuje Mikołaj Zając.

 

Eksperci chętnie dzielą się wiedzą

Wieloletnie doświadczenie w pracy z przedsiębiorstwami z różnych sektorów w dziedzinie audytów czy kontroli, pozwoliło firmie Conperio na opracowanie nowoczesnych szkoleń dla kadry zarządzającej, na których dzielą się tajnikami wiedzy o zarządzaniu absencją chorobową. Z ich wiedzy korzystają przedsiębiorstwa z całej Polski, działające w branżach takich jak: automotive, spożywcza, produkcyjna, czy IT. W trakcie wykładów i warsztatów eksperci uczą przedstawicieli działów HR i kadry zarządzającej prawidłowej klasyfikacji absencji, skutecznych metod pomiaru, interpretacji danych, a także nowoczesnych metod zarządzania absencją. Kluczowym elementem szkoleń jest też rozmowa liderami, którzy otrzymują wskazówki jak należy rozmawiać z podwładnymi, co mogą zrobić żeby nauczyć się wyłapywać drobne elementy wpływające na poziom absencji, a także jak konstruować grafik urlopowy czy benefity, żeby zmniejszać poziom absencji szarej. – Często szefowie firm wydają olbrzymie kwoty na systemy motywowania pracowników, owocowe piątki, premie, benefity i inne rzeczy, które później w żaden sposób nie przekładają się na obniżenie absencji. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest brak umiejętności nazwania i zanalizowania problemu danego przedsiębiorstwa. My, dzięki wiedzy naszych ekspertów i ich wieloletniemu doświadczeniu, taką wiedzę mamy. I chętnie się nią dzielimy – kończy prezes Conperio.