Koniec z wymówką: „nie ma kim pracować”. Czas oddać odpowiedzialność za nadmierne L4 w ręce bezpośrednich przełożonych
Conperio, lider w zakresie przeciwdziałania nadużyciom związanym z L4, wprowadza nowatorski model zarządzania absencją chorobową. Proponuje przesunięcie odpowiedzialności za wysoką absencję chorobową pracowników na bezpośrednich przełożonych, jak chociażby kierowników zmian czy team liderów. Celem nie jest wyłącznie obniżenie – często nawet kilkunastoprocentowych – wskaźników L4 w polskich przedsiębiorstwach. Przede wszystkim chodzi o uświadomienie liderom, że to oni, jako osoby mające najbliższy i najczęstszy kontakt z pracownikami mają realny wpływ na ich postawy, zaangażowanie oraz zachowania związane z nieobecnością w pracy. Nowe podejście ma służyć także odciążeniu działów HR.
Nowy model zarządzania absencją chorobową
Absencja chorobowa – która niekiedy w przedsiębiorstwach przekracza nawet 10–12% – stanowi istotne wyzwanie dla współczesnych organizacji, niezależnie od ich wielkości czy branży. Wysoki poziom nieobecności w pracy może wynikać zarówno z czynników organizacyjnych, jak i indywidualnych postaw pracowników. Niezależnie od przyczyny absencji chorobowej, jej skutki są kosztowne i wpływają na efektywność zespołów oraz stabilność przedsiębiorstwa. Absencja chorobowa nie musi być jednak zjawiskiem, które należy akceptować bez działania – przekonuje Mikołaj Zając, prezes Conperio, największej polskiej firmy doradczej specjalizującej się w analizie i redukcji nadużyć związanych ze zwolnieniami lekarskimi.
Firma ogłasza nową inicjatywę skierowaną do zakładów pracy – wdrożenie KPI (ang. Key Performance Indicators), dotyczących wskaźników absencji chorobowej dla kadry kierowniczej niższego szczebla. Chodzi o mierzalne wartości, które pomagają ocenić, jak skutecznie organizacja osiąga swoje cele – w tym konkretnym przypadku dotyczące monitorowania oraz efektywnego redukowania poziomu absencji chorobowej w zakładzie pracy.
– W wielu organizacjach utarło się przekonanie, że to dział HR ponosi główną odpowiedzialność za absencję chorobową pracowników. To właśnie HR-owcy najczęściej mierzą się z konsekwencjami braków kadrowych i otrzymują sygnały o trudnościach operacyjnych wynikających z nieobecności spowodowanej chorobami. Kierownicy często wskazują niedobory personalne jako główną przyczynę niskiej efektywności, unikając jednocześnie aktywnego poszukiwania rozwiązań. Nowy model zarządzania ma na celu odciążenie działów HR z roli „właściciela problemu” absencji chorobowej wśród pracowników i ugruntowanie świadomości, że to bezpośredni przełożony odpowiada za jej poziom w swoim zespole – mówi Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy, prezes Conperio.
Jak przekonują eksperci Conperio, to właśnie liderzy mają bezpośredni wpływ na poziom absencji w swoich zespołach. Ich styl zarządzania, sposób komunikacji oraz podejście do pracowników kształtują atmosferę w miejscu pracy i poziom lojalności zatrudnionych.
Koniec z odwracaniem wzroku
W wielu zakładach pracy bezpośredni przełożeni, jak kierownicy zmian, brygadziści czy team liderzy do tej pory uchylali się od współodpowiedzialności za wysokie wskaźniki L4, zasłaniając się brakiem wpływu na sytuację i traktując nieobecności załogi jedynie jako uciążliwy fakt. W efekcie odpowiedzialność za zarządzanie absencją chorobową jest niesłusznie przesuwana na dział personalny. Tymczasem – jak pokazują dane z tysięcy analizowanych przypadków – to właśnie bezpośredni i najbliżsi przełożeni, mają realny wpływ na atmosferę, morale oraz wczesne wychwycenie kontrproduktywnych zachowań w zespole.
– Często słyszalną odpowiedzią na zarzuty kadry zarządzającej o obniżenie efektywności czy brak realizacji założonych wyników zespołu, jest stwierdzenie bezpośredniego przełożonego, cyt. „nie było kim pracować”. Za sprawą nowego modelu zarządzania absencjami chorobowymi chcemy to zmienić. Efektywne ograniczanie nieobecności wymaga świadomego i konsekwentnego działania. Bezpośredni przełożeni powinni nie tylko monitorować absencję chorobową, ale także aktywnie wdrażać polityki minimalizujące jej negatywne skutki – wyjaśnia Mikołaj Zając.
Ekspert rynku pracy doprecyzowuje, że w nowym modelu kluczowe znaczenie ma zmiana kierunku raportowania – z modelu scentralizowanego, opartego wyłącznie na danych HR, na model oddolny, w którym informacja, odpowiedzialność i inicjatywa wychodzą od liderów zespołów. Dzięki systematycznemu raportowaniu na poziomie zespołów możliwe jest szybkie wychwytywanie niepokojących trendów oraz wdrażanie działań naprawczych w czasie rzeczywistym. Raportowanie „od dołu” buduje też poczucie współodpowiedzialności za wskaźniki absencji i pozwala lepiej zrozumieć, że dane te nie są abstrakcyjne, lecz odzwierciedlają realne decyzje, relacje i działania w codziennej pracy zespołów.
W ramach nowego podejścia Conperio promuje także wprowadzenie w przedsiębiorstwach prostych, ale skutecznych i sprawdzonych praktyk dla bezpośrednich przełożonych, takich jak:
– analiza trendów absencji chorobowej w zespole,
– monitorowanie wskaźników rotacji i zaangażowania,
– prowadzenie rozmów poabsencyjnych,
– raportowanie i współpracę z działami HR oraz menedżerami wyższego szczebla.
– Budowanie kultury organizacyjnej sprzyjającej ograniczaniu absencji opiera się na docenianiu pracowników, wdrażaniu odpowiednich systemów motywacyjnych oraz programów wspierających zdrowie fizyczne i psychiczne zespołu. Niezbędnym elementem tego procesu jest również szkolenie liderów, aby byli przygotowani do skutecznego zarządzania nieobecnościami i potrafili odpowiednio reagować na ich nadmierny wzrost. Z perspektywy zarządu, taki model raportowania dostarcza informacji bardziej osadzonych w kontekście operacyjnym i pozwala na podejmowanie trafniejszych decyzji strategicznych – opartych nie tylko na liczbach, ale i na analizie przyczyn, działań liderów oraz skuteczności interwencji wdrażanych w poszczególnych obszarach – mówi Mikołaj Zając.
I jak dodaje:
– Polskie przedsiębiorstwa coraz częściej dostrzegają, że odpowiednio zarządzana absencja chorobowa, to nie tylko wymierne oszczędności finansowe i wzrost efektywności, ale również podniesienie kultury organizacyjnej oraz poprawa relacji w miejscu pracy – podsumowuje prezes Conperio.