Kontrola „L4” – co kiedy nie ma nas w domu?! Ważne informacje dla pracowników i pracodawców

Nieobecność pracownika pod adresem wskazanym na druku zwolnienia chorobowego podczas kontroli, to jedno z najczęstszych wykroczeń. Jakie konsekwencje mogą nas spotkać, gdy dojdzie do takiej sytuacji? Czy możemy utracić wynagrodzenie, a pracodawca może wyciągnąć w stosunku do nas dodatkowe konsekwencje? Eksperci wyjaśniają z czym wiąże się ewentualna nieobecność, w jakich okolicznościach może dojść do kontroli oraz jak przebiega samo sprawdzanie pracowników.

Nieobecność może spowodować konsekwencje

ZUS sugeruje, że jeśli kontrola pracownika przebywającego na „L4” była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoby kontrolujące go nie zastały, należy ją w miarę możliwości ponowić. Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy, prezes Conperio, największej polskiej firmy doradczej zajmującej się problematyką absencji chorobowych, apeluje do pracowników, by zwracali szczególną uwagę na adresy podane na drukach zwolnień. Celowe błędne podanie adresu niesie za sobą konsekwencje w postaci braku możliwości wykonania przez pracodawcę kontroli zwolnienia.

– Pracownik ma obowiązek zadbać o właściwy adres na druku zwolnienia, a lekarz ma obowiązek prawidłowo wypełnić druk. Jeżeli pracownik błędnie poda adres, co w konsekwencji skutkować będzie nieobecnością, to powinien złożyć niezwłoczne wyjaśnienia pracodawcy, a pracodawca do tego czasu może zawiesić wypłatę świadczeń. Kontrolerzy każdorazowo zgłoszą do ZUS popełnienie błędu formalnego, do którego państwowa jednostka także będzie musiała się ustosunkować – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio.

W takiej sytuacji konieczne będzie podjęcie czynności mających na celu poprawienie druku zwolnienia chorobowego.

Kto może kontrolować pracowników?

Pracodawca ma prawo do kontroli formalnej i sposobu wykorzystywania zwolnienia. Jednak jak wynika z obowiązujących przepisów, pracodawcy ze zwolnieniami, co do których zachodzi duża wątpliwość ich zasadności, przez pierwsze 33 dni pozostawieni są tak naprawdę sami sobie. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co do zasady nie interesuje okres, w którym nie jest on zobowiązany do zabezpieczenia społecznego.

– Te 33 dni wynikają z kodeksu pracy i cały ciężar działania w tym czasie jest przerzucony na pracodawców. Pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników może złożyć wniosek do ZUS o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia z art. 68, a zatrudniający ponad 20 może też przeprowadzić kontrolę samodzielnie lub przy pomocy wyspecjalizowanych firm. ZUS nie ma obowiązku aby z urzędu podejmować czynności mające na celu kontrolowanie zasadności wypłacania wynagrodzeń chorobowych w kontekście nieprawidłowego wykorzystywania „L4” – tłumaczy mecenas Justyna Szczepańska-Grygiel z Kancelarii ABITL Legal.

Wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego. W razie sporu wydaje decyzję, od której przysługują środki odwoławcze określone w odrębnych przepisach.

– Tutaj niestety pojawia się problem decyzyjności ZUS. Państwowa jednostka mając wielokrotnie w jednym miejscu wszystkie niezbędne dane, by cofnąć tzw. „naciągaczom” zasiłek, zwleka z decyzjami, w niektórych przypadkach – nawet 2 lata – mówi Mikołaj Zając.

Przebieg kontroli „L4”

Jeżeli pracodawca ma wątpliwości, co do zasadności wykorzystywania „L4” przez pracowników, to zleca realizację kontroli. Każdy z kontrolerów posiada specjalną legitymację i zgodę na jej przeprowadzenie. Każdy krok kontroli jest dokumentowany w powiązanej z systemami monitoringu GPS aplikacji nadzorującej pracę kontrolerów. Sami kontrolerzy posiadają natomiast udokumentowaną wiedzę z zakresu HR i prawa pracy. Na miejscu przeprowadzają krótki anonimowy wywiad z zastanym pracownikiem. Informacje pozyskane w trakcie takich spotkań często służą dodatkowo ulepszeniu procesów w firmie. Pracownicy chętniej bowiem dzielą się swoimi rozterkami odnośnie funkcjonowania firmy anonimowo, osobom z zewnątrz, niż bezpośredniemu przełożonemu. Finalnie szczegółowy raport z kontroli trafia do pracodawcy.

Specjalna aplikacja typuje podejrzane zwolnienia

Z początkiem tego roku na rynku zadebiutowała pierwsza polska aplikacja webowa „Pulpit Absencji”. Aplikacja automatycznie, na bieżąco aktualizuje wskaźnik absencji chorobowej w zakładzie pracy, w oparciu o dane wybrane pod względem wielkości, branży, lokalizacji, płci czy wieku.

– Korzystanie z „Pulpitu Absencji” daje firmom możliwość zinterpretowania i określenia skali problemu absencji chorobowej oraz podjęcia natychmiastowych działań korygujących. Dzięki niemu przełożeni mogą m.in. posiadać dostęp do wskaźników absencji chorobowej dla całego zakładu pracy, a także pojedynczych pracowników, precyzyjnie wytypować pracownika do kontroli czy skorzystać z sytemu alertów informujących o tym, iż w danym zakładzie pracy należy przyjrzeć się dokładnie problemowi absencji chorobowej – tłumaczy Mikołaj Zając.