Kontrole L4 będą częstsze i bardziej precyzyjne. Reforma PIP pokazuje nowy trend

Najnowsza reforma Państwowej Inspekcji Pracy ma zwiększyć skuteczność wykrywania naruszeń prawa pracy, m.in. dzięki lepszemu typowaniu podmiotów do kontroli w oparciu o analizę danych. Zdaniem ekspertów podobny kierunek od kilku lat obserwujemy również w obszarze kontroli zwolnień lekarskich. Przy niemal 300 mln dni absencji rocznie pracodawcy coraz częściej wykorzystują analizę danych do typowania przypadków wymagających weryfikacji. Około 1/3 kontroli L4 ujawnia dziś nieprawidłowości – wynika z danych polskiej firmy doradczej Conperio.

290 mln dni absencji i miliardowe straty dla gospodarki

Choć głośna reforma PIP z 8 lipca dotyczy kontroli przedsiębiorców i umów z pracownikami, zdaniem ekspertów rynku pracy pokazuje szerszą zmianę filozofii działania instytucji w kraju – odchodzenie od działań losowych na rzecz kontroli opartych na analizie ryzyka. Ten sam model wykorzystują również przedsiębiorcy, którzy zamiast reagować na pojedyncze podejrzenia coraz częściej analizują dane, choćby o absencji chorobowej i na ich podstawie podejmują decyzje o kontroli.

Według danych ZUS w 2025 roku lekarze wystawili 27,5 mln zwolnień lekarskich, obejmujących łącznie 290,5 mln dni absencji. Oznacza to nie tylko rekordową skalę nieobecności, ale również miliardowe koszty dla gospodarki i przedsiębiorstw związane z utratą produktywności, koniecznością organizowania zastępstw oraz zakłóceniami procesów operacyjnych.

– Skala absencji chorobowej w Polsce sprawia, że zarządzanie nią przestaje być wyłącznie zadaniem działów HR. Dziś to jedno z kluczowych wyzwań biznesowych. Przy niemal 300 mln dni absencji rocznie firmy nie mogą pozwolić sobie na podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie intuicji. Coraz częściej wykorzystują dane do identyfikowania obszarów największego ryzyka oraz planowania adekwatnych działań ograniczających skalę absencji, w tym działań kontrolnych tam, gdzie są one rzeczywiście uzasadnione – mówi Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy i prezes firmy doradczej Conperio.

Co trzecia kontrola L4 ujawnia nieprawidłowości

Conperio od lat prowadzi kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich dla przedsiębiorstw z różnych branż. Dane pokazują, że około jedna trzecia przeprowadzonych kontroli ujawnia nieprawidłowości. Jednocześnie z Barometru Absencji Chorobowej Conperio 2025 wynika, że 44 proc. jednodniowych zwolnień lekarskich przypada na piątki i poniedziałki, co potwierdza, że analiza danych pozwala identyfikować powtarzalne schematy wymagające pogłębionej weryfikacji.

– Jeszcze kilka lat temu o kontroli L4 często decydowało przeczucie przełożonego. Dziś coraz częściej decydują dane. To największa zmiana, jaką obserwujemy na rynku pracy. Dzięki temu uczciwi pracownicy są rzadziej niepotrzebnie weryfikowani, a kontrole trafiają tam, gdzie ryzyko nieprawidłowości rzeczywiście jest najwyższe – podkreśla Mikołaj Zając.

Specjalna aplikacja typuje do kontroli L4

Eksperci Conperio przewidują, że w kolejnych latach zarówno administracja publiczna, jak i przedsiębiorcy będą coraz szerzej wykorzystywać narzędzia analityczne do planowania działań kontrolnych.

W Polsce jest już dostępna pierwsza specjalistyczna aplikacja do zarządzania i kontrolowania nadmiernych L4 wśród pracowników. Pulpit Absencji opracowany przez Conperio wspiera pracodawców w analizie absencji chorobowej, identyfikowaniu powtarzalnych schematów oraz podejmowaniu decyzji dotyczących zasadności kontroli zwolnienia lekarskiego.

Trend ten dodatkowo wzmacniają zmiany przepisów dotyczące zwolnień lekarskich, obowiązujące od 13 kwietnia, które doprecyzowały możliwość prowadzenia kontroli zarówno przez ZUS jak i pracodawców.