Powstała aplikacja do typowania pracowników oszukujących na „L4”

Polska firma doradcza Conperio stworzyła aplikację do typowania pracowników oszukujących na „L4”. Jest to pierwsze tego typu narzędzie na rynku. „Pulpit Absencji” ma na celu skuteczne zarządzanie absencją chorobową w firmach i wyłapywanie „czarnych owiec” wykorzystujących chorobowe niezgodnie z przeznaczeniem. Nowa aplikacja ma wspierać pracę działów HR. Została zaprojektowana tak, by na bieżąco dostarczać przełożonym kluczowe informacje dotyczące absencji pracowniczej w przedsiębiorstwie, a jej obsługa ma być prosta i intuicyjna. Firmy wciąż borykają się bowiem z kosztownym problemem nadużywania przez pracowników „L4”. W trzecim kwartale 2021 roku po kontrolach ZUS zakwestionowano w całej Polsce zasiłki chorobowe na kwotę 1,9 mln zł. Jak wynika z analizy Conperio, największej polskiej firmy doradczej zajmującej się problematyką absencji, średnio aż 32% z 30 tys. kontrolowanych przez firmę „L4” rocznie, wykorzystywanych jest w sposób niewłaściwy.

Dotychczas, zliczanie wskaźnika absencji odbywało się w wielu firmach przez mozolne, ręczne przerzucanie danych, a wyniki prezentowane były w formie opracowanych tabelek, aktualizowanych każdorazowo poprzez wypełnienie pliku Excel. Sama informacja była z kolei dosyć uboga, a wskaźnik absencji nie nadawał się w wielu przypadkach do dalszej analizy i wnioskowania.

 

Opracowane na bazie ponad 15 lat doświadczeń firmy doradczej Conperio, wartości kluczowych wskaźników efektywności (Key Performance Indicators), poinformują przełożonych, że na któryś z aspektów dotyczących absencji chorobowej należy zwrócić w firmie szczególną uwagę. Jeszcze żadna aplikacja do tej pory nie była w stanie wykonać tak szczegółowej analizy „L4”, która pomoże m.in. precyzyjnie wytypować danego pracownika do przeprowadzenia kontroli. Dla absencji pracowniczej aplikacja monitorować będzie m.in.: średnią długość trwania ZUS ZLA, wskaźnik absencji ze wskazaniem 1 oraz 2, rozkład częstości pobierania zwolnień, wskaźnik absencji hospitalizacji, wskaźnik opiek, procentowy udział liczby ZUS ZLA wystawionych na 1 dzień czy przewidywane zakończone absencje.

 

– W celu efektywnego wsparcia przedsiębiorców borykających się w swoich firmach z nadmiernym problemem absencji chorobowych, które generują wymierne straty, zaprojektowaliśmy Pulpit Absencji. Aplikacja ta jest w stanie natychmiast wskazać, iż coś w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa wymaga uwagi i może potrzebować podjęcia odpowiedniego działania. Narzędzie korzysta ze zdywersyfikowanych źródeł danych, jest stworzone tak, by każda organizacja, nawet ta o bardzo złożonej strukturze, mogła je w prosty sposób dostosować do swoich potrzeb – mówi Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy, twórca Pulpitu Absencji.

 

Kluczową rolę w obniżaniu absencji chorobowych w firmach odgrywają przede wszystkim wykfalifikowani menedżerowie. Jak podkreśla ekspert, wielu kierowników w Polsce nie jest odpowiednio przygotowana do pełnienia roli lidera w przedsiębiorstwie. Pomóc ma im nowa aplikacja.

 

– Z audytów wynika, iż kierownicy pełniący rolę liderów w polskich przedsiębiorstwach chętnie zaangażowaliby się bardziej w proces zminimalizowania fałszywych „L4” wśród podwładnych, ale nie posiadają ku temu ani odpowiednich narzędzi, ani wystarczającego know-how w postaci skutecznego przeszkolenia. Dzięki nowej aplikacji menedżerowie będą mieli pod ręką, w jednym miejscu m.in. dane dotyczące częstotliwości zwolnień chorobowych poszczególnych pracowników w firmie, przeprowadzonych kontroli „L4” wśród załogi, czy też dane dotyczące niezwykle cennego feedbacku pochodzącego od pracowników z tzw. rozmów poabsencyjnych oraz korygujących – wyjaśnia Mikołaj Zając.

 

Aplikacja posiada zwięzłe, jasne i intuicyjne mechanizmy prezentacji oraz wizualizacji danych. Jej celem jest gromadzenie wszystkich najważniejszych, łatwo dostępnych informacji dotyczących zwolnień lekarskich wśród pracowników, w jednym miejscu – tak, aby osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji szybko mogły je przyswoić. Informacje zawarte w Pulpicie Absencji zostały uszyte na miarę, w zależności od potrzeb danego użytkownika lub ich grupy. Jako narzędzie analityczne Pulpit Absencji obsługując wiele formatów danych pozwoli generować szczegółowe raporty, wykresy, grafiki oraz tabele dotyczące kompleksowego i skutecznego monitorowania poziomu absencji w firmie. Korzystanie z Pulpitu Absencji daje firmom możliwość zinterpretowania i określenia skali problemu absencji chorobowej oraz podjęcia natychmiastowych działań korygujących.

 

Najważniejsze funkcje:

 

• Precyzyjne typowanie pracowników do przeprowadzenia kontroli „L4”.
• Dostęp do wskaźników absencji chorobowej dla całego zakładu pracy, a także pojedynczych pracowników – m.in. liczba wygenerowanych dni chorobowego, liczba wygenerowanych zwolnień z analizą kalendarzową, wartość wygenerowanej absencji dla zakładu, dane za rok poprzedni.
• Wyszczególnienie wskaźnika absencji chorobowej dla konkretnych działów firmy.
• Analiza szczegółowa z uwzględnieniem rozbicia na grupy długości trwania zwolnień – krótkie, długie, bardzo długie, rozbicie na wskazania lekarskie, uwzględnienie wskaźnika B – ciąża.
• Analiza wskaźnika Bradford – pomiar krótkich nieobecności w pracy.
• Wskazanie wg. klasyfikatora osób z największym procentowym udziałem absencji w przedsiębiorstwie.
• Automatyczny raport nietypowych sytuacji związanych ze zwolnieniami chorobowymi – system alertów.
• Możliwość skorelowania informacji o absencji z wiekiem pracowników, ich płcią, stażem pracy, wielkością firmy, jej lokalizacją czy rodzajem prowadzonej działalności.
• Możliwość porównania poziomu absencji chorobowej w przedsiębiorstwie do innych firm.

 

Po kontroli aplikacja pokaże precyzyjny rozkład wyników kontroli, udziału naruszeń oraz błędnie podanych adresów. Pulpit Absencji będzie również pozwalał działom HR w jak najprostszy sposób monitorować działania podejmowane przez samych kierowników i menedżerów. Po co to wszystko?

 

– W oparciu o tak szczegółową analizę, można błyskawicznie zapobiegać nieprawidłowościom w obszarze absencji, a osobę wykazującą niepokojące tendencje można skierować na przykład bezpośrednio z aplikacji do kontroli zwolnienia chorobowego – dodaje twórca aplikacji, Mikołaj Zając.

 

Jak wylicza firma doradcza Conperio, zmniejszenie poziomu absencji wśród załogi dużych zakładów produkcyjnych tylko o 1%, może pozwolić przedsiębiorstwu zatrudniającemu 500 osób, na zaoszczędzenie nawet 45 000 zł miesięcznie!

 

Nowa aplikacja webowa dostępna będzie dla użytkowników, którzy zalogują się wcześniej otrzymanym loginem oraz hasłem dostępu. Z Pulpitu Absencji korzystać można również na urządzeniach mobilnych – m.in. na smartfonach oraz tabletach.