Koniec ery Excela w HR. Polska aplikacja rewolucjonizuje zarządzanie absencjami chorobowymi
Pulpit Absencji – aplikacja webowa od Conperio, największej polskiej firmy doradczej zajmującej się problematyką absencji chorobowej – wyznacza nowy standard w zarządzaniu nieobecnościami pracowników. Automatyzuje analizę danych, wskazuje nadużycia i przekłada odpowiedzialność za zbyt wysokie wskaźniki L4 z działów HR na bezpośrednich menedżerów. To innowacyjne, unikalne w Polsce i rzadko spotykane w Europie narzędzie trafia właśnie na rynek – w nowej, zaawansowanej wersji.
Absencja chorobowa – ukryty koszt polskich firm
Nieuzasadnione L4 to problem, który kosztuje polskie firmy oraz gospodarkę nawet miliardy złotych rocznie. Dotychczasowe, tradycyjne sposoby zarządzania absencją chorobową – oparte na ręcznej analizie danych z Excela – nie pozwalają na szybkie reagowanie, pogłębiają chaos informacyjny i przerzucają całą odpowiedzialność na działy HR.
– Z naszych analiz wynika, że większość firm nadal liczy wskaźnik absencji chorobowej ręcznie w tabelach. To jak zarządzanie produkcją bez ERP. Działy HR nie powinny być księgowym nieobecności – komentuje Mikołaj Zając, prezes Conperio i ekspert rynku pracy.
Pulpit Absencji – jedno kliknięcie zamiast setek formuł
Pulpit Absencji to pierwsze tego typu narzędzie w Polsce, które w pełni automatyzuje proces monitorowania i analizy wskaźników absencji chorobowej. Wykorzystując dane z ZUS PUE i stan zatrudnienia, aplikacja w czasie rzeczywistym:
- liczy wskaźniki absencji chorobowej i Bradforda,
- identyfikuje potencjalne nadużycia na podstawie autorskiego algorytmu,
- umożliwia porównania międzyoddziałowe i branżowe (benchmarki),
- prezentuje rozkład absencji tygodniowo, miesięcznie i rocznie, w podziale na zespoły,
- generuje alerty o nietypowych zachowaniach,
- pozwala na bezpośrednie zlecanie kontroli ZLA z poziomu aplikacji,
- Wyznacza KPI dla menedżerów, by mogli skutecznie obniżać poziom absencji chorobowej w zespole.
Co więcej, Pulpit Absencji wskazuje udział każdego pracownika w ogólnym wskaźniku absencji, a także prezentuje dane rok do roku – eliminując domysły i subiektywne opinie.
– Dzięki Pulpitowi Absencji firmy mogą nareszcie zarządzać nieobecnościami na podstawie twardych danych, a nie przeczucia przełożonego. To koniec domysłów i żmudnego tworzenia tabel w Excelu – dodaje Mikołaj Zając.
Nowe podejście: odpowiedzialność w rękach liderów
Rewolucyjność aplikacji webowej polega także na przesunięciu odpowiedzialności za wysokie wskaźniki absencji chorobowej w zespołach – z działu HR na bezpośrednich przełożonych. Menedżerowie liniowi i kierownicy mają natychmiastowy dostęp do wskaźników swoich zespołów i mogą reagować w czasie rzeczywistym – zanim absencja zacznie zagrażać ciągłości operacyjnej.
– W firmach, które wdrażają aplikację, średni poziom absencji potrafi spaść nawet o kilka punktów procentowych. To natychmiast przekłada się na minimalizowanie kosztów oraz wzrost produktywności. Szczególnie w przedsiębiorstwach zatrudniających od 100 do kilku tysięcy osób. Pulpit Absencji to nie tylko przydatne narzędzie – to zmiana filozofii zarządzania – podsumowuje prezes Conperio.
Innowacja made in Poland – i na eksport
Rozwiązanie stworzone przez Conperio nie ma swojego odpowiednika na polskim rynku i należy do absolutnych wyjątków w skali europejskiej. Firma planuje dalszy rozwój aplikacji i jej ekspansję zagraniczną – szczególnie na rynki, gdzie problem nadużyć L4 i trudności w analizie danych HR są równie powszechne jak w kraju nad Wisłą.
W całym ubiegłym roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych zarejestrował 27,4 mln zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy. Przełożyło się to na 290 mln dni absencji – o 2,8 mln dni więcej niż w roku 2023.
Z danych Conperio za 2024 rok wynika, że z ponad 33 000 kontroli poprawności wykorzystania L4 przeprowadzonych przez firmę doradczą na terenie całego kraju, aż 34% stanowiły różnego rodzaju nadużycia.